Organizzazione 101

La terza (e ultima?) parte dell’esperimento è riservata a un argomento che, volenti o nolenti, sta molto a cuore a tutti quanti: lo sporco denaro. Perché i soldi non fanno la felicità, ma ti comprano un bel biglietto aereo per andare da qualche parte, il che (per me) è più o meno la stessa cosa. Devo confessare, con molta vergogna, che fino all’anno scorso avevo un’idea molto vaga dei miei guadagni e il mio obiettivo economico annuale poteva essere riassunto con “abbastanza soldi per vivere”. SBAGLIATISSIMO, sia a livello pratico, sia a livello psicologico.

Come rimediare: Kakebo sì, kakebo no?

Il Kakebo [no, non è una parolaccia] è un simpatico “libro dei conti” giapponese dove annotare entrate e uscite dividendole in categorie (sopravvivenza, optional, cultura, extra). Essendo focalizzato soprattutto sulla gestione responsabile delle finanze, a inizio mese ti viene chiesto di fissare un “obiettivo di risparmio” da raggiungere, che verrà calcolato dopo aver fatto la somma di tutte le entrate e le uscite del mese in questione. Il sistema di divisione in categorie è utile perché ti permette di vedere immediatamente in quali aree tendi a spendere troppo e, per così dire, raddrizzare il tiro. Nonostante sia perfetto per monitorare le spese personali, non è l’ideale per i freelance perché presuppone uno stipendio fisso e non prevede uno spazio dedicato alle spese lavorative. Per ovviare all’inconveniente, io e il mio morbo di Canva abbiamo creato dei template ad hoc che soddisfacessero le nostre esigenze.

Spese Personali

Per le spese personali, ho semplicemente ricreato la suddivisione del Kakebo, a cadenza mensile invece che settimanale, visto che sono parsimoniosa per natura e non ho una famiglia da sfamare. Per le famiglie è senz’altro più pratico comprare il Kakebo, che è strutturato come un’agenda settimanale e ha quindi molto più spazio. La suddivisione in quattro categorie prevede:

spese di sopravvivenza: alimentazione, salute, trasporti
optional: vestiti, cosmetici, spese legate al tempo libero
cultura: arricchimento culturale e fisico (libri, musei, ecc)
extra: emergenze, oggetti di lunga durata (in parole povere, sfighe come la rottura della lavatrice)

Spese Lavorative

Ho applicato lo stesso principio per le spese lavorative, ma questa volta ho ricavato le categorie dal mio modulo delle tasse. [Per un microbusiness come il mio, qui in Canada per il momento non ho bisogno di affidarmi a un commercialista, ci sono vari software online che mi fanno delle domande e poi compilano tutto per me.] Anche qui la cadenza mensile per me è più che sufficiente.

Guadagni!

Come ben sappiamo, i clienti che pagano alla consegna di solito si contano sulle dita di una mano, il che rende difficile dare una definizione univoca di guadagno mensile. Cosa considero, infatti, come guadagno mensile? L’importo che ho fatturato o quello che ho effettivamente messo in saccoccia? Per ovviare alla questione esistenziale, ho diviso i guadagni in due parti, un maialino sorridente ciascuno: i guadagni reali a sinistra e la cifra fatturata a destra. La colonna CAD (dollari canadesi) serve a me per la conversione quando vengo pagata in altre valute.

Ricapitulescion

Infine, c’è una panoramica del mese. Inizio controllando tutto il denaro sparso tra le varie piattaforme, nel mio caso conto canadese, conto italiano e due conti Paypal divisi per valuta. Nelle nuvolette invece vanno i totali: tutte le spese, tutti i guadagni e tutto il fatturato del mese. Poi abbiamo l’IVA da “restituire” e i crediti d’imposta per cui posso chiedere il rimborso. Infine l’importo risparmiato per il tale mese.

I vantaggi di questo metodo rispetto al caos totale precedente sono abissali (non che ci volesse molto): ho già tutto in ordine in vista del fatidico momento del calcolo delle tasse, ogni mese so esattamente quanto ho guadagnato e a che punto sono rispetto all’obiettivo annuale, so quanto ho risparmiato e di conseguenza quando concedermi uno sfizio o quando ridurre le cene a base di sushi.

E con questo, i modelli organizzativi da persona ossessivo-compulsiva sono (quasi) finiti! Avrei un piccolo bonus, creato più per diletto che per la sua utilità effettiva… ma magari ne parliamo la prossima volta! 😉

Come al solito, se hai consigli e suggerimenti, condividili pure nei commenti 🙂

Piani e calendari editoriali sono ottimi per tenere sotto controllo tutto ciò che riguarda il marketing (se non hai letto il post precedente, lo trovi qui), ma ogni tanto bisognerà pur lavorare! Oggi parliamo quindi di project management per traduttori, ossia come organizzare la gestione dei vari progetti di traduzione. L’anno scorso avevo un banale foglio Excel su Google Drive e, nonostante contenesse i dati di base per permettermi di monitorare i progetti, le fatture inviate e lo stato dei pagamenti, mancavano informazioni importanti sul progetto, sul fatturato, su eventuali istruzioni specifiche, sul tempo impiegato per completare un dato progetto. Fortunatamente ho una buona memoria, perciò mi ricordo facilmente scadenze e requisiti, ma il metodo nel complesso non era efficiente.

Nell’ambito dell’esperimento Organizzazione 101, a gennaio ho quindi testato due metodi alternativi: uno cartaceo e uno digitale.

POTERE DEI TEMPLATE PERSONALIZZATI SU CANVA, VIENI A ME!

Presa dal sacro fuoco della creazione su Canva, ho realizzato questo modello:

Volevo scriverci “It’s a beautiful day to save lives”, come diceva il buon Derek Shepherd, ma non ci sarebbe entrato.

Ho diviso la pagina in sei riquadri con tutte le informazioni di solito necessarie per un progetto.

Info generali: titolo (del documento/i, anche fittizio, giusto per ricordarsi di quale progetto si tratta), servizio, combinazione linguistica, numero di parole (che può essere sostituito con cartelle, ore, minuti di audio/video a seconda del caso), argomento, prezzo per unità e prezzo totale.
Date: data di inizio e scadenza
Specifiche del file da consegnare: numero e formato dei file da consegnare, più info su TM , glossario, varie ed eventuali
To do list: per avere un’idea di dove sono nel corso del progetto, soprattutto nel caso di progetti corposi o a lungo termine. Ho aggiunto la voce TEMPO, per monitorare la mia velocità per vari tipi di testi e rendermi conto con precisione della mia produttività (e alzare i prezzi, se necessario).
Varie fasi del pagamento: se ho ricevuto il PO o il preventivo firmato, se e quando ho inviato la fattura, se e quando ho ricevuto il pagamento e l’importo effettivo in dollari canadesi (visto che da Paypal al conto bancario con la conversione si perde sempre qualcosa)
Note. Varie ed eventuali

Considerazioni generali: Sono una patita della scrittura a mano e avere tutte le informazioni che mi servono disponibili a colpo d’occhio è utile. Non è un metodo ideale quando si hanno tanti progetti piccoli, perché ci si ritrova con cataste di fogli e compilare la scheda richiede quasi più tempo della traduzione in sé. A livello psicologico, invece, l’idea che “finché ci sono fogli sulla scrivania, c’è qualcuno che mi deve dei soldi” mi fa sentire più ricca. 😀

PROTEMOS IL TITANO AMICO DEI TRADUTTORI

Protemos – da me ribattezzato Prometeo perché così me lo ricordo meglio – è un sistema di project management per traduttori freelance e agenzie di traduzione. Ha solo pochi mesi di vita, ma nel complesso mi sembra molto completo. Ecco alcune delle sue funzioni principali:

Account: puoi inserire le tue informazioni di base, caricare il tuo logo, impostare i promemoria da ricevere nell’inbox a seconda delle tue esigenze. In modalità freelance non è possibile aggiungere altri utenti, ma le agenzie possono aggiungere “vendors” a cui assegnare progetti.

System values: Informazioni ad hoc per i tuoi progetti di traduzione: combinazioni linguistiche, servizi offerti, metodi di pagamento e persino CAT logs. I CAT logs sono dei modelli personalizzabili a seconda del cliente, in cui inserire le tariffe offerte per matches e repetitions in vari CAT tools. Quelli supportati per il momento sono Trados 2007, Trados 2014/2015, MemoQ, Wordfast 3, Wordfast 4, Lionbridge Translation Workspace.

Clients: qui puoi inserire le informazioni sui tuoi clienti. In alto i dati della persona di riferimento e in basso della sua compagnia.

Quotes: La sezione preventivi consente di inserire le info di base di potenziale cliente e potenziale progetto, caricare i file, caricare il cat log ricavato dall’analisi eseguita nel proprio CAT tool e infine creare uno o più “receivables” con le tariffe da applicare. Si scarica quindi il PDF e, una volta inviato, è possibile cambiare lo status su “sent”. Se è il nostro giorno fortunato e il preventivo viene accettato, è presente anche la comoda opzione “convert to project”.

Projects: Altrimenti si può creare un nuovo progetto inserendo manualmente le informazioni. Ogni progetto le seguenti schede: files, finances, cat logs. Io di solito non carico file, ma immagino l’opzione sia utile ad agenzie e outsourcer, che possono condividere i file con il proprio traduttore direttamente sulla piattaforma. In finances si possono creare receivables che verranno poi convertiti in invoices. Ogni receivable supporta un solo servizio, perciò se si ha, ad esempio, un progetto di traduzione e sottotitolaggio, bisognerà creare due receivables che poi verranno incorporati nello stesso invoice. Ogni receivable può essere creato a partire da una flat rate, rate per unit o da un cat log caricato in precedenza. Una caratteristica che a me piace molto è la conversione automatica di valuta fatta dal sistema nel caso in cui il pagamento sia in una valuta diversa dalla propria.

Finances: Presenta 3 schede: receivables, invoices e payments. Il primo è un elenco di tutti i receivables creati, che possono essere raggruppati in invoices e, come i preventivi, mandati al cliente in formato PDF. Il secondo è un elenco di tutti gli invoices creati e il terzo è l’elenco di tutti i pagamenti ricevuti. Il tutto può essere esportato anche in Excel.

Reports: Sezione che non ho ancora esplorato a fondo per mancanza di dati, analizza le informazioni inserite nel corso del mese e crea una serie di grafici su importo fatturato mensile, importo fatturabile, pagamenti ricevuti, importo fatturato diviso per cliente, per periodo di tempo, etc.

Considerazioni generali: 1. è un sistema estremamente intuitivo, ti basta giocarci per un giorno o due per imparare a usarlo senza alcun problema (se ce l’ho fatta io, ce la possono fare davvero tutti). 2. la versione freelance è GRATIS e gli sviluppatori hanno garantito che tutte le funzioni disponibili al momento rimarranno sempre e comunque gratuite. Eventuali funzioni aggiuntive potrebbero essere messe a disposizione a pagamento in futuro, ma quello che il sistema già offre mi sembra più che sufficiente per tutti i progetti di traduzione standard. La versione per le agenzie è a pagamento e il prezzo dipende da quanti account si vogliono collegare (a meno che non si vogliano investire 3600 USD per l’uso illimitato).

AND THE WINNER IS…

Nonostante il cartaceo vinca la battaglia del mio cuore, devo ammettere che Prometeo è più completo, più eco-friendly e più facile da gestire soprattutto quando si lavora on-the-go in giro per la città, per il paese e per il mondo (come spesso mi capita).

È il tuo turno! Tu come tieni organizzati i tuoi progetti? Hai suggerimenti o programmi utili? Condividi la tua esperienza nei commenti! 🙂