Redenzione di una disordinata cronica: Project Management

Piani e calendari editoriali sono ottimi per tenere sotto controllo tutto ciò che riguarda il marketing (se non hai letto il post precedente, lo trovi qui), ma ogni tanto bisognerà pur lavorare! Oggi parliamo quindi di project management per traduttori, ossia come organizzare la gestione dei vari progetti di traduzione. L’anno scorso avevo un banale foglio Excel su Google Drive e, nonostante contenesse i dati di base per permettermi di monitorare i progetti, le fatture inviate e lo stato dei pagamenti, mancavano informazioni importanti sul progetto, sul fatturato, su eventuali istruzioni specifiche, sul tempo impiegato per completare un dato progetto. Fortunatamente ho una buona memoria, perciò mi ricordo facilmente scadenze e requisiti, ma il metodo nel complesso non era efficiente.

Nell’ambito dell’esperimento Organizzazione 101, a gennaio ho quindi testato due metodi alternativi: uno cartaceo e uno digitale.

POTERE DEI TEMPLATE PERSONALIZZATI SU CANVA, VIENI A ME!

Presa dal sacro fuoco della creazione su Canva, ho realizzato questo modello:

4
Volevo scriverci “It’s a beautiful day to save lives”, come diceva il buon Derek Shepherd, ma  non ci sarebbe entrato.

Ho diviso la pagina in sei riquadri con tutte le informazioni di solito necessarie per un progetto.

  1. Info generali: titolo (del documento/i, anche fittizio, giusto per ricordarsi di quale progetto si tratta), servizio, combinazione linguistica, numero di parole (che può essere sostituito con cartelle, ore, minuti di audio/video a seconda del caso), argomento, prezzo per unità e prezzo totale.
  2. Date: data di inizio e scadenza
  3.  Specifiche del file da consegnare: numero e formato dei file da consegnare, più info su TM , glossario, varie ed eventuali
  4. To do list: per avere un’idea di dove sono nel corso del progetto, soprattutto nel caso di progetti corposi o a lungo termine. Ho aggiunto la voce TEMPO, per monitorare la mia velocità per vari tipi di testi e rendermi conto con precisione della mia produttività (e alzare i prezzi, se necessario).
  5. Varie fasi del pagamento: se ho ricevuto il PO o il preventivo firmato, se e quando ho inviato la fattura, se e quando ho ricevuto il pagamento e l’importo effettivo in dollari canadesi (visto che da Paypal al conto bancario con la conversione si perde sempre qualcosa)
  6. Note. Varie ed eventuali

Considerazioni generali: Sono una patita della scrittura a mano e avere tutte le informazioni che mi servono disponibili a colpo d’occhio è utile. Non è un metodo ideale quando si hanno tanti progetti piccoli, perché ci si ritrova con cataste di fogli e compilare la scheda richiede quasi più tempo della traduzione in sé. A livello psicologico, invece, l’idea che “finché ci sono fogli sulla scrivania, c’è qualcuno che mi deve dei soldi” mi fa sentire più ricca. 😀 

 

PROTEMOS IL TITANO AMICO DEI TRADUTTORI

Protemos – da me ribattezzato Prometeo perché così me lo ricordo meglio – è un sistema di project management per traduttori freelance e agenzie di traduzione. Ha solo pochi mesi di vita, ma nel complesso mi sembra molto completo. Ecco alcune delle sue funzioni principali:

Account: puoi inserire le tue informazioni di base, caricare il tuo logo, impostare i promemoria da ricevere nell’inbox a seconda delle tue esigenze. In modalità freelance non è possibile aggiungere altri utenti, ma le agenzie possono aggiungere “vendors” a cui assegnare progetti.

general-info

System values: Informazioni ad hoc per i tuoi progetti di traduzione: combinazioni linguistiche, servizi offerti, metodi di pagamento e persino CAT logs. I CAT logs sono dei modelli personalizzabili a seconda del cliente, in cui inserire le tariffe offerte per matches e repetitions in vari CAT tools. Quelli supportati per il momento sono Trados 2007, Trados 2014/2015, MemoQ, Wordfast 3, Wordfast 4, Lionbridge Translation Workspace.

systems-values_ink_li

Clients: qui puoi inserire le informazioni sui tuoi clienti. In alto i dati della persona di riferimento e in basso della sua compagnia.

cliente

Quotes: La sezione preventivi consente di inserire le info di base di potenziale cliente e potenziale progetto, caricare i file, caricare il cat log ricavato dall’analisi eseguita nel proprio CAT tool e infine creare uno o più “receivables” con le tariffe da applicare. Si scarica quindi il PDF e, una volta inviato, è possibile cambiare lo status su “sent”. Se è il nostro giorno fortunato e il preventivo viene accettato, è presente anche la comoda opzione “convert to project”.

quote
Esempio di preventivo fittizio con tariffe fittizie (purtroppo Pinco Pallino non mi deve 400$)

Projects: Altrimenti si può creare un nuovo progetto inserendo manualmente le informazioni. Ogni progetto le seguenti schede: files, finances, cat logs. Io di solito non carico file, ma immagino l’opzione sia utile ad agenzie e outsourcer, che possono condividere i file con il proprio traduttore direttamente sulla piattaforma. In finances si possono creare receivables che verranno poi convertiti in invoices. Ogni receivable supporta un solo servizio, perciò se si ha, ad esempio, un progetto di traduzione e sottotitolaggio, bisognerà creare due receivables che poi verranno incorporati nello stesso invoice. Ogni receivable può essere creato a partire da una flat rate, rate per unit o da un cat log caricato in precedenza. Una caratteristica che a me piace molto è la conversione automatica di valuta fatta dal sistema nel caso in cui il pagamento sia in una valuta diversa dalla propria.

projecttabprojfinance

 

Finances: Presenta 3 schede: receivables, invoices e payments. Il primo è un elenco di tutti i receivables creati, che possono essere raggruppati in invoices e, come i preventivi, mandati al cliente in formato PDF. Il secondo è un elenco di tutti gli invoices creati e il terzo è l’elenco di tutti i pagamenti ricevuti. Il tutto può essere esportato anche in Excel.

invoiceex

Reports: Sezione che non ho ancora esplorato a fondo per mancanza di dati, analizza le informazioni inserite nel corso del mese e crea una serie di grafici su importo fatturato mensile, importo fatturabile, pagamenti ricevuti, importo fatturato diviso per cliente, per periodo di tempo, etc.

Considerazioni generali: 1. è un sistema estremamente intuitivo, ti basta giocarci per un giorno o due per imparare a usarlo senza alcun problema (se ce l’ho fatta io, ce la possono fare davvero tutti). 2. la versione freelance è GRATIS e gli sviluppatori hanno garantito che tutte le funzioni disponibili al momento rimarranno sempre e comunque gratuite. Eventuali funzioni aggiuntive potrebbero essere messe a disposizione a pagamento in futuro, ma quello che il sistema già offre mi sembra più che sufficiente per tutti i progetti di traduzione standard.  La versione per le agenzie è a pagamento e il prezzo dipende da quanti account si vogliono collegare (a meno che non si vogliano investire 3600 USD per l’uso illimitato).

AND THE WINNER IS…

Nonostante il cartaceo vinca la battaglia del mio cuore, devo ammettere che Prometeo è più completo, più eco-friendly e più facile da gestire soprattutto quando si lavora on-the-go in giro per la città, per il paese e per il mondo (come spesso mi capita).

È il tuo turno! Tu come tieni organizzati i tuoi progetti? Hai suggerimenti o programmi utili? Condividi la tua esperienza nei commenti! 🙂

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10 thoughts on “Redenzione di una disordinata cronica: Project Management

  1. Ciao Federica, personalmente mi organizzo in modo molto semplice e minimalista, siccome lavoro anche con tanti progetti piccoli. Finché funziona cosi, vado avanti. Anch’io ho una buona memoria (finora) quindi ricordare le scadenze non è un problema. Utilizzo le post-it notes digitali sullo schermo del mio PC. Praticamente scrivo e riscrivo secondo quello che c’è da fare. Un caro saluto!

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  2. Wow! Erano due mesi che cercavo qualcosa del genere!

    Di solito scrivo tutto a mano sul mio quadretto Fuji perché depennare i lavori che ho terminato mi dà un non so che di soddisfazione, ma effettivamente quando mi capitano settimane con 300 progetti rischio di dimenticarmi le scadenze…

    Perciò da un paio di mesi mi organizzo così:

    + Todoist (che amo alla follia) per le ‘task’ / scadenze quotidiane (che posso depennare)
    + Zapier che sincronizza automaticamente l’elenco delle attività con il calendario Google, così ho uno storico
    + Per ogni lavoro carico subito tutto su un preventivo di Fattureincloud (sia per i lavori che devo fatturare, sia per quelli che devo pagare se ad es. era un lavoro per cui ho gestito un team), così quando è il momento di fatturare/pagare i collaboratori non divento pazza a cercare 847239 email diverse e con due clic ho fatto tutto.

    Ho anche scaricato uno sfondo per desktop da paura che mi aiuta a tenere tutto ordinato 😀

    https://www.google.it/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&ved=0ahUKEwingdbP0e7RAhXCvRQKHQOxAfQQjRwIBw&url=http%3A%2F%2Fwww.desktopimages.org%2Fwallpaper%2F56881%2Fempty-office-wallpaper&bvm=bv.145822982,d.d24&psig=AFQjCNEjZpT9XEGFrwL7Cl3xe50TMiB6Bw&ust=1486029553521535

    Mi sono appena iscritta a… Prometeo?! e me ne son già innamorata, ora lo provo 🙂

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    1. Wow che organizzazione! Io con troppe app faccio fatica, perciò Prometeo mi sta conquistando perché ha tutto insieme. Poi uso Remember my milk per le task quotidiane, dal reminder per la consegna di un progetto a quello per pulire il bagno 😉

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  3. Ciao Federica!
    Anch’io avevo iniziato con un foglio Excel ma era appunto limitato e continuavo ad aggiungere colonne su colonne senza avere bene in mente dove volessi andare a parare 🙂
    Ora uso invece Bitrix24. È un sistema di project management e CRM online gratuito (ovviamente c’è anche la versione a pagamento). Non è pensato in modo specifico per i traduttori ma per società e professionisti in generale. Ho dovuto lavorarci un po’ per personalizzare le funzioni alle mie esigenze ma sono soddisfatta del risultato.
    Un caro saluto
    Eleonora

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  4. Ciao! Io non potrei vivere senza Translation Office 3000… lo uso da 10 anni ormai e forse ci sarà di sicuro qualcosa di ancora più moderno e aggiornato ma per me è collaudatissimo e mi permette di fare tutto ciò che mi serve, dalla gestione dei progetti alla creazione di fatture con template alla visualizzazione delle statistiche ai calcoli per gli studi di settore…

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    1. Ciao Sara, grazie per il commento! Sì in effetti ho sentito parlare molto bene di Translation Office 3000, ma non l’ho mai provato. Proverò a dare un’occhiata 😉

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